Consejos para realizar videoconferencias con seguridad y privacidad

Hoy en día, son muy pocas las oficinas que sobreviven sin contar con algún tipo de plataforma de conferencias. Pero algo que olvidan muchos centros de trabajo es que la seguridad de las videoconferencias es igual de importante que la seguridad de las llamadas, los correos electrónicos o cualquier otra forma de comunicación a distancia.

Algo tan trascendente como proteger los chats de video, en realidad, no suele ser sencillo. Muchas empresas caen en la tentación de conformarse con medidas de seguridad como cortafuegos o contraseñas adicionales en las herramientas web. Sin embargo, en la práctica, esto son solo obstáculos que los hackers pueden sortear y, una vez superados, las organizaciones no tienen protección frente al acceso ilícito a sus comunicaciones empresariales privadas e incluso a los datos de los usuarios. Hasta en el caso de los pequeños negocios, este tipo de ataques puede tener consecuencias devastadoras y costar pérdidas de ingresos inmediatas y una seria mancha en la reputación de la empresa.

Conviene destacar que las intrusiones por parte de los hackers, pueden surgir a raíz del error humano. Por eso, además de usar tecnología efectiva para proteger tus conferencias web, es fundamental que los trabajadores mantengan buenas prácticas para la seguridad en videoconferencias y no las pierdan de vista en ningún momento.

Aunque la tecnología debe diseñarse con seguridad desde su concepción, siempre existe la posibilidad de que los empleados esquiven los protocolos, por ignorancia o malicia. Las contraseñas y el acceso a las cuentas son la primera línea: si un ciberdelincuente consigue las credenciales de acceso de la cuenta de un empleado para la plataforma de videollamadas, conseguirá acceso a una cantidad inmensa de datos y comunicaciones.

Con diferencia, la buena práctica más importante sobre la seguridad en las videoconferencias es mantener la confidencialidad de las contraseñas en todos los casos. Los empleados nunca deben compartir sus contraseñas en chats, correos electrónicos o incluso llamadas, pues los hackers con frecuencia intentan engañar a los usuarios para que compartan esta información fingiendo que son alguien autorizado en la empresa (una práctica conocida como phishing).

En las videollamadas, existen numerosas orientaciones que es recomendable respetar. No obstante, estas son las más importantes:

• Expulsar inmediatamente a los sospechosos: A menos que celebres un foro abierto para mucha gente, los usuarios que no reconozcas no deben formar parte de las videollamadas. Para evitar que interrumpan la llamada o escuchen información confidencial, elimínalos instantáneamente.
• Silenciar a los participantes que no sean bienvenidos: Si un grupo de troles entra en tu llamada, es crucial que les mantengas en silencio mientras gestionas su expulsión. Las funciones para silenciar a todos los participantes te ayudarán a mantener el orden hasta que les eches.
• Evitar los enlaces sospechosos en el chat: Muchos hackers colocarán URLs en el chat para sembrar el caos, incluso después de ser expulsados. Estos enlaces dirigirán a los usuarios a sitios dañinos o spam, así que debe advertirse que no hagan clic en ellos o, mucho mejor, bórralos de la pantalla.
• Desactivar la opción de compartir vídeo y pantalla: Muchos troles interrumpen las llamadas con imágenes obscenas y ruidos insoportables. Los moderadores y anfitriones siempre deben tener en cuenta que pueden desactivar el vídeo o impedir que otros usuarios compartan pantalla.
• Añadir límites a las conferencias: Las contraseñas o los límites de usuarios pueden ser una medida de seguridad adicional muy potente de evitar que los troles se cuelen en tus videollamadas.
• Iniciar la reunión sin vídeo ni voz: En las conferencias abiertas a un público amplio, se aconseja configurar la conferencia para que los usuarios estén silenciados y sin vídeo desde el principio. Se trata de un buen cortafuegos frente a interrupciones.
• Priorizar el formato webinars: Los eventos con muchos participantes y pocos ponentes suelen funcionar mejor en formato webinar que como videoconferencias. Esto se debe a que en la configuración para webinars, las opciones de participación de la audiencia son limitadas, hecho que permite reducir las interrupciones al mínimo, sin mucho esfuerzo por parte del moderador.

Aplicar estas buenas prácticas permitirá securizar nuestro sistema, pero, por sí solas, no tendrán un impacto suficiente. Los protocolos incorporados como la protección de inicio de sesión, el cifrado y las conexiones directas de navegador a navegador pueden funcionar, en combinación, para mantener las reuniones de tu empresa en privado, incluso cuando se realizan en internet.

Es crucial que estas medidas estén integradas en la solución y siempre estén activadas como componente de la plataforma, en lugar de funcionar como complementos o add-ons que se pueden desconectar. Para estar realmente seguro en una videollamada, las medidas de seguridad tienen que ser un aspecto inherente del sistema y formar parte indisociable de su diseño.

Daniel Asensio, Country Manager de Wildix